Wanneer je IT-leverancier zich niet aan het contract houdt: dit zijn je opties
Je kent het wel: een leverancier die achterloopt, afspraken die niet worden nagekomen, en beloftes die steeds worden uitgesteld. Ondertussen heb jij te maken met deadlines, druk vanuit de organisatie, en klanten of collega’s die op je rekenen. En dat terwijl je dacht dat je het goed geregeld had, met een contract dat alles netjes vastlegt.
Toch gebeurt het. En dan is de vraag: wat kun je doen als je IT-leverancier zijn afspraken niet nakomt?
Terug naar de basis: wat staat er écht in het contract
Voordat je de druk opvoert, kijk nog eens goed naar de afspraken. Wat is precies afgesproken over prestaties, servicelevels, reactietijden en oplevermomenten?
Tip: loop samen met iemand van legal of contractmanagement het document door. Vaak zit er meer speelruimte in dan je denkt – of juist minder.
Verzamel ondertussen ook bewijs: mails, overleggen, rapportages, incidenten. Hoe concreter, hoe beter.
Bel eerst, dreig later
Ga in eerste instantie gewoon het gesprek aan. Veel leveranciers waarderen het als je eerst direct en eerlijk communiceert in plaats van meteen juridische stappen te dreigen.
Wees duidelijk:
- Dit is wat we hebben afgesproken
- Dit is wat er niet goed gaat
- Dit is wat we nu verwachten
Maak het concreet en geef een redelijke hersteltermijn. Werkt vaak beter dan meteen een formele brief sturen.
Escaleren? Zorg dan dat je het goed vastlegt
Als er na het gesprek niets verandert, dan is het tijd voor formele actie. De standaardroute is een ingebrekestelling: een officiële brief waarin je stelt dat dat de leverancier tekortschiet, wat je verwacht, en wat de gevolgen zijn als dat niet verandert.
Let op: dit is meer dan een boze e-mail. Het is een juridisch document dat je nodig hebt als je later wilt doorpakken (bijvoorbeeld: boetes, schadevergoeding, ontbinding van het contract).
Gebruik wat er in het contract staat
Veel IT-contracten bevatten middelen om op te schalen als het fout gaat, zoals:
- Boetes bij het overschrijden van deadlines of KPI’s
- Het recht om betalingen tijdelijk op te schorten
- Mogelijkheden om onderdelen zelf op te pakken (op kosten van de leverancier)
Gebruik die opties bewust. Niet om de relatie te schaden, maar om duidelijk te maken: dit is serieus.
Overweeg om afscheid te nemen
Als het vertrouwen weg is en je leverancier herhaaldelijk tekortschiet, dan kun je overwegen het contract te beëindigen. Dat is niet niks, zeker als er afhankelijkheden zijn in systemen of data.
Daarom:
Zorg dat je een exitstrategie hebt
Denk na over alternatieven of tijdelijke oplossingen
Betrek juridische en technische experts voordat je stappen zet
Schakel hulp in
Kom je er samen niet uit? Dan kun je externe hulp inschakelen.
- Mediation als je de relatie nog wilt redden
- Arbitrage of rechtsgans als het echt vastzit
- Contract- of projectexperts om je positie te versterken en te voorkomen dat het eer gebeurt
Tot slot: betere afspraken = minder ellende
Een leverancier die zijn afspraken niet nakomt, kost tijd, geld en frustratie. Maar het biedt ook een les: goede afspraken maken voor het verschil. Zorg daarom bij nieuwe trajecten voor:
Duidelijke verantwoordelijkheden
Escalatieprocedures in het contract
Regelmatige evaluatie- en bijsturingsmomenten
Zo voorkom je dat een contract een papieren tijger wordt – en zorg je voor grip, ook als het spannend wordt.
Ondervind je problemen met een IT-leverancier en weet je niet wat je volgende stap zou moeten zijn?
Praat met onze experten
