Van reactief naar strategisch: hoe Procurement en Sourcing-teams de toekomst van IT kunnen sturen

In een wereld waarin bedrijven steeds meer afhankelijk zijn van technologie, verandert de rol van IT-Procurement van een ondersteunende functie naar strategie-bepaler. Waar IT sourcing projecten vroeger draaiden om kostenbesparing en offertes vergelijken, gaat het nu om snelheid, flexibiliteit, duurzaamheid, transparantie, de juiste partner-ecosystemen en waarde-creatie voor de business. Dit is hoe IT Procurement- en Sourcing-teams deze transitie kunnen maken – en wat dit betekent voor de inrichting van processen, de samenwerking met leveranciers en de rol van CIO of CPO. 

1. De evolutie van IT sourcing: een korte terugblik 

  • Eerst: sourcing = “wie levert het goedkoopst”; focus op prijs en contractueel afdwingen. 

  • Vandaag: sourcing = “hoe krijg ik maximale waarde, innovatie en wendbaarheid uit mijn ecosysteem aan partners”. 

Ook het altijd belangrijker worden van third-party risico’s, zeker in het geval van outsourcing, maakt dat sourcing-werk niet langer alleen binnen de IT-afdeling kan uitgevoerd worden. 

 

2. Praktisch: Hoe maak je de transitie naar een strategische sourcing-aanpak?  

Stap 1: Kijk met een andere mindset 

  • Bekijk IT-sourcing niet enkel vanuit kostenbesparing, maar vanuit strategische oogpunt: wat willen we met IT bereiken als organisatie? 

  • Betrek business stakeholders onmiddellijk in het sourcing-proces: de echte behoefte, toekomstige plannen, veranderende marktomstandigheden,....zij kennen die beter dan Procurement en Sourcing pro’s. 

Stap 2: Structuur & governance opzetten 

  • Definieer duidelijke leveranciers­-strategieën: wat is dat, een ‘partner’?  Wat is dat, een ‘leverancier’?  Wanneer is iemand ‘strategisch’ of ‘kritisch’?  

  •  Bedenk metrics die verder gaan dan prijs: innovatiekracht, duurzaamheid, samenwerking, ... 

Stap 3: Data & tools inzetten 

  • Een gestructureerde spend-analyse is een goede start: welke kosten lopen, waar zitten inefficiënties, welke leveranciers zijn ‘kritisch’? Tip: gebruik de Kraljic-matrix. 

  • Bedenk hoe je leveranciers en contracten gaat opvolgen: leg een aanpak voor contract- en vendor lifecycle management vast. 

Stap 4: Cultuur & samenwerking veranderen 

  • Breng sourcing, IT, business en leveranciers dichter bij elkaar: co-creation in plaats van confrontatie.  

  • Faciliteer continue evaluatie en bijsturing in plaats van “set-and-forget" contracten. 

  • Focus op leveranciersontwikkeling: waarom niet samen bouwen aan innovatie, in plaats van alleen aankopen? 

3. Voorbeeldcase: sourcing in de praktijk 

Beschouw bijvoorbeeld het scenario van een organisatie die onlangs SaaS-contracten wilde consolideren. Traditioneel werd er puur gekeken naar licentieprijs per gebruiker. Maar door de nieuwe aanpak: 

  • Werd gekeken naar gebruiksdata -> welke modules worden echt benut. 

  • Werd beoordeeld wat de toekomstige roadmap is van de leverancier en hoe dit past bij de bedrijfsstrategie. 

  • Werden contractuele risico’s geïnventariseerd, inclusief exit-scenario's, dataportabiliteit en vendor lock-in. 

  • Werd er een aanpak ontworpen met aanvullende partners voor integratie en ondersteuning. 

De uitkomst: een contract met iets hogere licentieprijs, maar met betere schaalbaarheid, lagere implementatiekosten, en een roadmap die aansluit bij de business. Kortom: value-based sourcing in plaats van price-driven sourcing. 

4. Jouw actieplan voor de komende 90 dagen 

  1. Maak een quick scan: waar staat jullie sourcing-functie? Welke leveranciers zijn kritisch? Welke risico’s zijn blootgelegd? 

  1. Organiseer een workshop met stakeholders: sourcing, IT, businessunits, juridische/compliance. 

  1. Definieer KPI’s voor leveranciers: combineer kosten, kwaliteit, innovatie en risico. 

  1. Implementeer een pilot: kies één onderwerp of categorie en pas de strategische sourcing-aanpak toe. Evalueer na 90 dagen en breidt uit. 

  1. Communiceer de transitie: intern en naar leveranciers toe: “we willen samenwerken, waarde creëren, niet enkel afnemen”. 

 

5. Afsluiter: de drie kernuitdagingen voor IT Sourcing-teams 

Complexiteit in leverancierslandschap: 

Organisaties werken steeds vaker met meerdere cloud-providers, integrators, specialisten, platform-aanbieders. 

Kostenbeheersing én waardecreatie: 

Niet alleen ‘lage kosten’ zijn belangrijk, maar ook: wat levert de leverancier op? Denk aan innovatie, time-to-market, kwaliteit, schaalbaarheid. Zoals in een eerdere blog over SaaS-kosten al eens uitgelegd: het goedkoopste blijkt soms het duurste als je het totaalplaatje niet meeneemt. 

Risicomanagement in het ecosysteem: 

Als je beschikt over een breed netwerk van leveranciers, dan ontstaan risico’s: juridische, compliance, geografisch, lock-in, reputatie... Het is dus noodzakelijk om IT sourcing en vendor-management te koppelen aan IT governance.  

Conclusie 

De rol van Sourcing in IT verandert ingrijpend. Voor organisaties betekent dit dat sourcing-teams zich moeten positioneren als strategische partners die de business vooruit helpen. Door focus op waarde, ecosysteem-denken, data en samenwerking kunnen organisaties de toekomst van IT daadwerkelijk sturen, in plaats van erdoor gestuurd te worden. 

Benieuwd hoe PACT Association je kan helpen om deze transitie vorm te geven in jouw organisatie?

Praat met onze experten

Contacteer ons
1