Van auditdruk naar gestructureerd inkoopbeleid

Klantprofiel

Een IT-organisatie van een staatsbedrijf dat actief is in het spoorvervoer en verantwoordelijk is voor het leveren van bedrijfskritische technologische diensten aan de Belgische nationale spoorwegen. De klant is actief in een sterk gereguleerde omgeving en moet voldoen aan strenge eisen op het gebied van overheidsopdrachten, controleerbaarheid, risicobeheersing en stakeholdergovernance.

De uitdaging

De klant werd geconfronteerd met toenemende regelgevende en operationele druk op het gebied van inkoop en contractbeheer:

• De bevindingen van de audit met betrekking tot de inkoopprocessen werden niet consequent opgevolgd en er was geen sprake van verantwoordelijkheid.
• De documentatie en het bewijsmateriaal die door interne/externe auditors werden gevraagd, waren verspreid, onvolledig of inconsistent.
• Inkoopteams hadden meer ondersteuning nodig om volledige naleving van de Belgische wetgeving inzake overheidsopdrachten te garanderen.
• Contract- en leveranciersbeheerprocessen hadden behoefte aan een duidelijkere structuur, documentatie en governance.
• De cross-functionele samenwerking tussen belanghebbenden op het gebied van inkoop, juridische zaken, financiën, bedrijfsvoering en IT moest worden afgestemd.

Om de volwassenheid, transparantie en auditgereedheid te vergroten, heeft de klant PACT Association ingeschakeld om senior expertise te leveren op het gebied van inkoopbeheer, auditcoördinatie en het ontwerpen van contractbeheerprocessen.

De rol en aanpak van PACT

PACT stelde een senior consultant (Auditcoördinator Inkoop- en Contractbeheerprocessen) aan die fungeerde als het enige aanspreekpunt voor alle inkoopgerelateerde audits en als drijvende kracht achter de transformatie van het inkoopbeleid.

1. End-to-end coördinatie van audits

• Fungeerde als primaire SPOC voor interne audit- en externe auditinstanties.
• Zorgde voor een volledige en coherente verzameling van bewijsmateriaal tussen afdelingen.
• Bereidde belanghebbenden voor en stemde hen op elkaar af voor, tijdens en na audits.
• Faciliteerde de communicatie tussen auditors, inkoopmanagers, juridisch adviseurs en het uitvoerend management.

2. Governance voor auditaanbevelingen

• Een gestructureerd governancekader voor alle auditaanbevelingen geïntroduceerd.
• Duidelijke verantwoordelijken, deadlines, verantwoordelijkheden en rapportagecycli toegewezen.
• Transparante dashboards en terugkerende managementrapportages opgeleverd.
• Gezorgd voor duurzame afhandeling van bevindingen en vermindering van compliance-risico's.

3. Advies inzake aanbestedingen en ondersteuning bij openbare aanbestedingen

Optreden als inkoopadviseur op IT-gebied:

• Ondersteuning van aanbestedings- en tenderstrategieën en contractanalyses.
• Zorgde voor volledige naleving van de wetgeving inzake overheidsopdrachten (Belgisch en EU).
• Stuurde de voorbereiding van onderhandelingen en de afstemming tussen juridische, aanbestedings- en zakelijke belanghebbenden.

4. Contract- en leveranciersbeheerprocessen

• Ontwikkeling, documentatie en implementatie van contractbeheerprocessen.
• Opzetten van gestructureerde kaders voor leveranciersbeheer, inclusief prestatieopvolging.
• Zorgen voor afstemming binnen de groep op het gebied van inkoop en juridische normen.

5. Crossfunctioneel leiderschap

• Leiding gegeven aan verbeteringsinitiatieven op het gebied van inkoop, financiën, juridische zaken, compliance en IT-activiteiten.
• Opgetreden als vertrouwd adviseur voor zowel operationele als strategische belanghebbenden.
• Een cultuur van transparante communicatie en bewustzijn van compliance bevorderd.

Impact en resultaten

Door de senior expertise van PACT te integreren, realiseerde de klant sterke verbeteringen in zowel de volwassenheid van het bestuur als de operationele effectiviteit:

✔ Duidelijke verantwoordingsplicht door middel van gestructureerd bestuur

Volledige transparantie over auditbevindingen, acties, verantwoordelijken en deadlines, waardoor het nalevingsrisico aanzienlijk wordt verminderd.

✔ Professionalisering van lokale inkoop en contractbeheer

Nieuwe of verbeterde processen met betrekking tot de contractcyclus, leveranciersbeheer, documentatiestandaarden en prestatiebewaking.

✔ Betere afstemming tussen IT, inkoop, juridische zaken en financiën

Minder escalaties, snellere besluitvorming, vlottere aanbestedingsprocedures.

✔ Kennisoverdracht en duurzame capaciteitsopbouw

Interne teams werden autonomer, gestructureerder en zelfverzekerder in het omgaan met inkoop, contracten en audits.

Waarom de klant voor PACT koos

PACT bracht een combinatie van:

• Diepgaande expertise op het gebied van overheidsopdrachten, IT-sourcing en contractbeheer.
• Sterke coördinatiecapaciteiten op het gebied van audits, zowel binnen interne als regelgevende instanties.
• Praktische ervaring met procesontwerp en -implementatie.
• Uitmuntendheid in stakeholdermanagement in complexe publieke sectoromgevingen.
• Een pragmatische, resultaatgerichte aanpak die aansluit bij de operationele realiteit van de klant.