IT Sourcing vs. IT Procurement: wat is het verschil?
Wie in de IT-wereld werkt, komt de termen sourcing en procurement regelmatig tegen. Ze worden vaak door elkaar gebruikt – soms zelfs alsof het synoniemen zijn. Toch betekenen ze niet hetzelfde. En dat verschil is belangrijker dan je denkt.
In deze blog leggen we het verschil uit tussen IT sourcing en IT procurement, waarom het relevant is voor jouw organisatie, en hoe je beide processen beter op elkaar kunt afstemmen.
Wat is IT Procurement?
IT procurement gaat over de operationele kant van IT-inkoop. Het is het proces waarmee je IT-producten of –diensten daadwerkelijk aanschaft. Denk aan hardware zoals laptops en servers, maar ook aan softwarelicenties, clouddiensten of adviestrajecten.
Procurement draait om concrete acties:
Offertes opvragen;
Leveranciers vergelijken;
Prijzen en voorwaarden onderhandelen;
Bestellingen plaatsen;
Leveringen opvolgen en facturen verwerken.
Het doel? Zorgen dat je snel, efficiënt en binnen budget de juiste IT-middelen in huis haalt.
Voorbeeld uit de praktijk:
Een IT-manager bestelt 100 nieuwe laptops via een raamcontract met een vaste leverancier. De producten zijn al gekozen, het contract staat vast. Het enige wat nog moet gebeuren, is de bestelling afronden. Dit is een klassiek procurementproces.
Wat is IT Sourcing?
IT sourcing is de strategische voorloper van procurement. Het gaat om de vraag: wat is de beste manier om onze IT te organiseren en verwerven?
Sourcing helpt organisaties bij beslissingen zoals:
Gaan we iets zelf doen, of besteden we het uit?
Werken we met één leverancier, of meedere?
Kiezen we voor een lokale partij, nearshoring of offshoring?
Wat is de beste sourcingstrategie voor de komende jaren?
IT sourcing kijkt verder dan de volgende bestelling. Het draait om lange termijn keuzes, leveranciersrelaties, innovatiepotentieel en risicobeheersing.
Voorbeeld uit de praktijk:
Een organisatie onderzoekt of de IT-servicedesk beter kan worden uitbesteed. Ze vergelijken aanbieders, analyseren kosten en risico’s, en kiezen uiteindelijk voor een Managed Services Provider (MSP). De daadwerkelijke aanbesteding en bestelling volgt later, eerst moet het sourcingbesluit vallen.
Sourcing vs. Procurement: de kern in één oogopslag
Waarom is dit onderscheid belangrijk?
Als je sourcing en procurement over één kam scheert, loop je risico op slechte beslissingen:
Je koopt wat je altijd al kocht, zonder strategisch na te denken.
Je mist kansen op innovatie of kostenreductie.
Je sluit contracten af die op korte termijn handig zijn, maar je op lange termijn beperken.
Of erger: je geeft te veel uit, aan de verkeerde leverancier, voor de verkeerde dienst.
Door beide processen bewust te onderscheiden – en slim te laten samewerken - creëer je betere inkoopbeslissingen, meer grip op kosten en meer wendbaarheid.
Hoe laat je sourcing en procurement goed samenwerken?
Start met strategie. Laat sourcing de richting bepalen: wat hebben we nodig, en hoe gaan we dat realiseren?
Laat procurement het proces uitvoeren. Zodra de keuzes zijn gemaakt, zorgt procurement voor de operationele afhandeling.
Werk samen, maar houd verantwoordelijkheden gescheiden. Sourcing en procurement hebben andere doelen, maar vullen elkaar aan.
Zorg voor goede communicatie. Koppel procurement vroeg aan bij strategische trajecten – en betrek sourcing bij grote inkoopbeslissingen.
Tot slot
IT sourcing en IT procurement zijn geen concurrenten, maar partners. De een kijkt vooruit, de ander voert uit. Door ze beide op de juiste manier in te zetten, maak je sterkere keuzes, voorkom je verspilling, en creëer je ruimte voor innovatie.
En dat is precies wat moderne IT-organisaties nodig hebben.
Wil je sterkere IT-aankoopbeslissingen nemen?
Praat met onze experten
