Het sourcen van Managed Print Services

Managed Print Services (MPS) kunnen u helpen uw kantooromgeving te moderniseren, onnodige extra kosten te vermijden en uw ecologische voetafdruk te verkleinen. Maar klanten benutten niet het volledige potentieel van de MPS-mogelijkheden, waardoor kansen op rendement blijven liggen. In dit bericht onderzoeken we de verschillende stappen die u in uw inkoopproces moet nemen om ervoor te zorgen dat u de juiste partner voor uw printdiensten kiest.

(Door Jan Vanderstraeten)

Vraagmarkt voor Managed Print Services

Kernvraag:

  • Print- en capture-hardware;
  • Onderhoud;
  • Aanvulling van voorraad en recycling;
  • Optimalisatie (verminderen van IT-ondersteuning);
  • Analyse en rapportage.

Geavanceerde vraag:

  • Pull-printen; 
  • Digitale werkstroomplaatsen (samenwerkingsoplossing, beveiliging, contentbeheer, …);
  • Mobiel printen;
  • Digitale post
  • Productiecentrum.

 

Marktinzicht

  • De printvolumes nemen wereldwijd elk jaar met 3% af.
  • Print- en capturetechnologie in cloudplatforms lijkt sneller te worden ontwikkeld, samen met geavanceerde analyse- en workflowmogelijkheden.
  • Onafhankelijke softwareleveranciers verschillen sterk in hun gereedheid om cloudgebaseerd printen te leveren. Er is een verscheidenheid aan apps beschikbaar, maar werknemers blijven achter bij het gebruik van apps.
  • Regelgeving vereist hoge normen voor veilig printen, en leveranciers investeren om compliant te zijn, terwijl klanten het belang hiervan inzien.

 

Leveringsmarkt

  • MPS-leveranciers; 
  • Softwareleveranciers; 
  • Systeemintegratoren (Sls); 
  • Value-added resellers (VAR's) en kanaalpartners als lokale MPS-leveranciers

 

Goedkeuring

  • Werk samen met leveranciers die ervaring hebben in de branche en die kosten en besparingen kunnen kwantificeren.
  • Leveranciers zouden meer verantwoordelijkheden moeten op zich nemen om uw IT-middelen vrij te maken.
  • Een leverancier moet bereid zijn de printdiensten te optimaliseren zodra uw organisatie er klaar voor is.
  • Nodig elke 5 jaar 3 tot 5 leveranciers uit om de RFP te beantwoorden en teken een verlenging voor maximaal 2 jaar.

 

Selecteer uw leveranciers

  • Over concurrentievoordeel.
  • Over upstream-diensten met de grootste waarde voor het bedrijf.
  • Over ROI.

Behoeftebeoordeling
 

Klanten moeten beide oplossingen van on-premise en cloud printopties met elkaar vergelijken. Cloud is misschien niet vanaf het begin nodig, maar kan zich gedurende de contractduur voordoen. Begrijp hoe uw leverancier de overgang zal ondersteunen vanuit commercieel, technisch en contractueel perspectief. Bepaal het waarschijnlijke tijdsbestek waarin uw printinfrastructuurvereisten kunnen veranderen op basis van de bestaande cloudprioriteiten.

Uw IT-afdeling moet u tijdig op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in de vereisten voor het leveren van printservices en rekening houden met veranderingen in uw bedrijfsvereisten, zoals veranderingen in de workflow (bijvoorbeeld COVID en werken op afstand). Om deze (on)verwachte veranderingen aan te pakken, moet het contract flexibel zijn en moet er een goede wijzigingscontrole aanwezig zijn.

Bepaal voor elk van de vereisten de ROI.

Definieer uw...

  • Bedrijfsdoelen:
    • Kosten verlagen door uw wagenpark te optimaliseren
    • Verbeteren van operationele efficiëntie en verhogen van de tevredenheid van interne klanten
    • Verminderen van de impact op het milieu
    • Analyse van SLA en beschikbaarheid
    • Vrijmaken van tijd van uw IT-ondersteuning
  • Voordelen en nadelen van cloudprinten
  • Digitale transformatie
  • Bedrijfsresultaten en printstrategie
  • Het niveau van interne ondersteuning om te plannen, uit te voeren en te valideren

 

Stappen die genomen moeten worden

  1. Inventarisatie van het on-premise printerbestand en het bepalen van de cloudgereedheid
  2. Neem de lijst met cloudvereisten op in de RFP en evalueer de antwoorden van de leverancier op basis van deze criteria
  3. Identificeer bestaande beveiligingslekken door een MPS-leverancier/consultant in te schakelen
  4. Identificeer gebruiksscenario's voor mobiel printen (huidige oplossingen en hun risico)
  5. Beoordeel of uw huidige enterprise mobile management (EMM) kan integreren met de beschikbare mobiele printoplossingen om zowel ROI als beveiliging te verhogen
  6. Bevorder het gebruik van apps door leidinggevenden van LOB te betrekken
  7. Vergroot de bekendheid van apps door training
  8. Vergelijk MPS-oplossingen met ISV-oplossingen
  9. Identificeer integratie
  10. Evalueer de beveiligingscertificering, de beveiligingsaudit en de beveiligingsservice van de leverancier

 

Selectiecriteria

De volgende selectiecriteria moeten tijdens uw RFP-proces worden geëvalueerd:

  1. Analysetools en gegevensbewakingsrapportage
  2. Levering (mogelijkheid van de aanbieder en SLA)
  3. Communicatie
  4. Ondersteunde apparatuur
  5. Partnerschappen
  6. Relevante ervaring
  7. Flexibiliteit
  8. Facturering
  9. Opschalen en afschalen
  10. Beveiliging
  11. Architectuur
  12. Beleidsoptimalisatie
  13. Opkomende diensten
  14. Duurzaamheid
  15. Einde van het contract

Om een exemplaar van het scorekaartmodel te ontvangen om deze criteria tijdens uw inkoopproces te evalueren, kunt u contact met ons opnemen

 

Servicelevelovereenkomst

Begin met de RFP en schrijf op wat je nodig hebt in elk van de zeven onderstaande gebieden, en verkrijg de goedkeuring van de deelnemers voordat je je committeert.

  1. Ondersteuning van loopafstand
  2. Gebruikerstevredenheid
  3. Gebruikerstijd uptime
  4. Uitrollen
  5. Leveranciersaanvulling en vervanging
  6. Helpdesk en reparatieservice
  7. Facturering

Het doel van SLA's is om te communiceren wat je van je MPS-leverancier verwacht, voor hen om aan te geven aan welke vereisten ze zullen voldoen, en om jou en hen in staat te stellen eventuele afwijkingen te onderhandelen.

Referenties

Marktgids voor Managed Print Services in de Digitale Werkplek (Gartner ID G00722974 - juni 2020)

Marktgids voor Managed Print Services in de Digitale Werkplek (Gartner ID G00332639 - mei 2018)

Zeven SLA's voor Succes met Managed Print Services (Gartner ID G00218691 - december 2011)

Hoe een Managed Print Services Provider te Selecteren (Gartner ID G00328299 - oktober 2018)

Praat met onze experten

Geïnteresseerd om meer te weten te komen over deze SLA's en hoe je ze in je overeenkomst kunt opnemen?

Contacteer ons
1